自1990年以來，采用計算機管理檔案就成為政府OA建設的主要課題之一。經過不懈的努力，計算機檔案管理系統(tǒng)經歷了從微機單機版、海量光盤存儲系統(tǒng)版、網絡版等不斷發(fā)展的漸進過程。其間，從最初的輔助手工檔案管理，一件一卷的創(chuàng)新檔案管理，公文、檔案一體化管理，發(fā)展到對絕密檔案的計算機管理。通過計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用，檔案管理信息化不斷發(fā)展，檔案管理工作不斷得到創(chuàng)新。記得當時吉林省人民政府辦公廳開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)和上海市人民政府辦公廳開發(fā)的公文、檔案一體化管理系統(tǒng)都曾在全國引起廣泛、熱烈、積極的反響。2001年8月，在“國家863計劃十五周年成就展覽會”上展出的“國務院絕密文檔管理系統(tǒng)”標志著政府公文、檔案管理信息化進入了一個嶄新的發(fā)展階段。
當前，我國已將電子政務建設作為今后一個時期國家信息化的重點，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠。
創(chuàng)新與安全的矛盾
由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。近代檔案學已經是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。
檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現與其它應用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設計復雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。
標準化、法制化的挑戰(zhàn)
在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:
一是管理體制、管理方式不同，難于實現標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。
二是在具體管理細節(jié)上，各級政府和政府各機構間，缺少必要的協(xié)調機制，使本來能夠實現標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。
三是信息技術飛速發(fā)展造成的應用技術體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設難度。例如，每次存儲介質的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經數字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數據的兩難境地。
四是關于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據等方面都還是空白。
標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復建設；相關法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。
電子政務的更高要求
當前，我國正在加緊實施電子政務建設。值得注意的是，電子政務并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計算機開展OA應用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務的鮮明時代特征表現在兩個方面。
一方面電子政務系統(tǒng)構建在國際互聯(lián)網平臺上，因而能夠直接為社會和公眾提供服務，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專用網絡上，只能為自身業(yè)務服務的應用目標，使政府實現了直接通過計算機網絡為社會、公眾服務的更高層應用目標。
另一方面應用于互聯(lián)網上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術得到廣泛應用。這構建了在互聯(lián)網上的最基本的電子信任體系，在網上進行有關社會活動便有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務成為政府管理領域里不可避免的一場深刻的革命。
推進電子政務必將邁向電子政府。從這個意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設應更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設上確實需要創(chuàng)新。
從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應用已經實現了信息網絡化。美國9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數據備份系統(tǒng)和災難恢復系統(tǒng)的支持下，業(yè)務全面恢復。說明當前檔案管理系統(tǒng)已經發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設，不從中總結經驗，接受教訓，就不可能加速這項建設的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。
電子政務建設中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構建檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設至少需要考慮增加以下任務并及時部署。一是應用信息安全基礎設施——PKI/CA，建立可信任和可授權的應用系統(tǒng)。在互聯(lián)網條件下，電子檔案的應用和管理需要電子證書以規(guī)范權限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數據備份、事故應急響應和災難恢復系統(tǒng)的建立。電子文檔和數據是所有信息化建設投資最終獲得的幾乎唯一的回報，是極寶貴的數據資源。我們應該以全新的理念、審慎嚴密的措施、科學的方法，從建設之初就構建電子檔案堅固的安全屏障。
新形勢下的基本策略
必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設應該按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設的出發(fā)點和目標，除了自身建設任務外，還應推動國家電子政務建設。因為，電子政務的實施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現只有各種電子政務建設共同發(fā)展才能真正實現電子政務的情況。所以，新形勢下搞好電子政務建設需要采取一系列重要策絡。實踐經驗表明以下策略十分重要。
1、積極納入國家信息化領導、協(xié)調機制。所有電子政務建設都應當自覺納入國家信息化領導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務成敗的關鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應在國家的統(tǒng)一領導、協(xié)調下構建和應用。
2、與時俱進，觀念創(chuàng)新。在推進電子政務建設中，采用信息技術引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府文檔數據備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機構信息系統(tǒng)中還幾乎沒有符合嚴格意義的數據備份系統(tǒng)，數據安全性十分脆弱。但是要求每個政府機構都建立復雜、昂貴的數據備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場的方法可以解決企業(yè)和相當一部分機構的問題。但是黨政等重要機構如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關機構必須結合國情，從實際出發(fā)，轉變觀念，從管理理念、管理制度、機構職能等方面全面創(chuàng)新。
信息化產生的一些問題，可能現行各有關部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務建設中，我們的許多機構有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務工作的范圍出發(fā)，主動承擔起新職能?；蛘咴趪矣嘘P主管部門協(xié)調下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的涉密文檔數據備份中心，在電子政務建設中發(fā)揮重大作用。
3、遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統(tǒng)建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。曾有過高層政府機關，采用僅憑經驗管理檔案的方法，連續(xù)數十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。
采用標準意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數據格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統(tǒng)一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應積極創(chuàng)造條件，早日實現。這是檔案管理信息化建設健康發(fā)展的根本保證。
4、注重信息安全。政府的檔案涉及國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案關系到國家安全。政府機構的信息安全建設從本質上講不是個人或部門行為，而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。在建設中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關主管部門的指導下，按照國家有關主管部門制定的規(guī)章、制度、標準開展工作。
5、綜合利用檔案管理技術。檔案管理技術是長期堅持不懈、不斷發(fā)展的重要技術之一。將這些技術綜合、集成應用是檔案管理的特點。就電子文檔而言，時至今日，即使是最普通的電子數據，保存它的風險一點也不比其它介質少。保存電子文檔風險巨大，至少是由于它不符合越是簡單就越是可靠的原則。烏龜殼上的文字可以流傳數千年，而電子數據能否有效地長期保存還有待時間的檢驗。所以，在進行檔案管理信息化建設，積極構建電子檔案時必須在整合、集成上狠下功夫。即將傳統(tǒng)的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發(fā)揮檔案管理的綜合優(yōu)勢。由于人們對真跡的尊重和渴望，無紙化只具有相對意義?？s微技術等都是永不會消亡的檔案管理應用技術。
0571-8882-2288
0571-8882-2228 
杭州市濱江區(qū)聯(lián)慧街88號聯(lián)慧科創(chuàng)中心 
